Le photocopieur multifonctions

Dans l'entreprise où je travaille, nous utilisons un outil formidable : le photocopieur multifonctions.

Ses fonctions principales s'apparentent aux imprimantes multifonctions que nous utilisons chez nous avec nos PCs perso : la photocopie (fonction de base) mais aussi l'impression de documents, l'envoi de télécopies directement à partir de nos ordinateurs mais aussi la possibilité de scanner des documents vers nos ordinateurs.

Ces imprimantes multifonctions peuvent être relier directement à un PC par l'intermédiaire d'une prise USB ou être affectées à un réseau Ethernet au moyen d'un port Ethernet.
Elles ont un disque dur de capacités différentes suivant le modèle utilisé servant à gérer des files d'impressions.
L'ajout de mémoire permet d'accélérer le temps de traitement des impressions et surtout d'imprimer plus facilement des documents dont la taille est volumineuse.

Pour les faxs, certains modèles perment de ne pas imprimer systématiquement sur du papier mais d'imprimer sur demande à l'aide d'un afficheur intégré au photocopieur.

Certains photocopieurs permettent d'envoyer des documents sur des courriels sans passer par un PC.

Un journal permet le suivi chronologique des envois effectués.

Des cédéroms ou dévédéroms sont fournis pour installer un pilote d'impression, scanner et fax sur chaque PC. Les photocopieurs sont automatiquement détectés lors de l'installation. Par contre, attention de désactiver momentanément les antivirus et "parre-feu" qui peuvent empêcher cette détection automatique.

A l'aide d'un navigateur Internet, il est possible de paramétrer un photocopieur en saisissant l'adresse IP de celui-ci dans l'URL. Certaines zones de paramétrages seront protégées par un mot de passe "Administrateur".

Sur chaque PC, il est aussi possible d'adapter les options pour l'impression sur le photocopieur. Veillez à économiser autant que faire se peut l'usage de "toner" et de papiers car ces consommables génèrent les principaux coûts dû à l'utilisation de photocopieurs multifonctions.
Il vaut mieux imprimer par défaut en noir et blanc et en utilisant une résolution normale plutôt que de qualité.
Libre à chacun par la suite d'adapter ponctuellement ces options suivant le type de document à imprimer.